Eckhard Hauenherm

Effiziente Kommunikation im Unternehmen:
Konzepte und Lösungen mit Microsoft-Plattformen

SharePoint 2016, Exchange 2016, MS Office 2016, Skype for Business 2015, Active Directory, Windows Server 2016

Dieses Buch erzählt eine Geschichte. Das mag ein wenig erstaunen für ein IT-Buch. Die Geschichte, die mein Buch erzählt, ist der Versuch, das umzusetzen, was Bill Gates im Jahr 2000 in seinem Buch "Digitales Business" beschrieben hat, nämlich die Abbildung herkömmlicher Geschäftsprozesse mit Mitteln der Informationstechnologie. Dabei beschränke ich mich auf das, was ich Kommunikationsprozesse nenne, also Prozesse, die auf klassischen Kommunikationsverfahren wie Informationsverteilung, Antragstellung und Genehmigung, Auskunftserteilung und Ähnlichem basieren.

Natürlich versuchen wir das hier mit der IT-Infrastruktur, die Microsoft, das von Bill Gates gegründete Unternehmen, uns bietet. Wir werden also Produkte einsetzen wie Windows Server und Clients, die Microsoft Office-Anwendungen, SharePoint Server, Exchange Server, Skype for Business und dabei auch Windows-Dienste nutzen wie die Zertifikatsdienste, die Federation Services und die Rechteverwaltungsdienste (Active Directory Rights Management Services). Die Anforderungen lassen sich natürlich auch in anderen Plattformen umsetzen, wie zum Beispiel in einer Lotus Notes/Domino-Infrastruktur. Es würde aber den Rahmen eines solchen Buches sprengen, beides zu beschreiben. Außerdem geht dabei ein großer Teil der Praxisorientierung des Buches verloren. Und letzten Endes glaube ich, dass die Microsoft-Umgebung mit den aktuellen Anwendungen tatsächlich die Anforderungen am vollständigsten abdecken kann (wobei natürlich auch im Blick zu behalten ist, dass wir dazu eine ganze Reihe von Produkten von Microsoft einsetzen müssen).

Die Beschreibung folgt, nach einigen theoretischen Einführungen, dem Ablauf eines solchen Projektes in einem mittelständischen Unternehmen. Dazu beschreibe ich ein Musterunternehmen, für das ich meines Erachtens typische Anforderungen ermittle, wie ich sie im Rahmen meiner eigenen Projekte immer wieder zu lösen gehabt habe. Auch wenn diese Anforderungen natürlich nicht auf jedes Unternehmen übertragbar sind, so gehe ich doch davon aus, dass sich in der Summe der Beispiele viele Umsetzungsszenarien wiederfinden, die sich auch in anderen, womöglich auch im Unternehmen des Lesers anwenden lassen.

Eine zweite Einschränkung habe ich mir dabei noch auferlegt. In der Umsetzung nutze ich nur die Werkzeuge und Funktionen, die mit den eingesetzten Anwendungen zur Verfügung stehen. Ich verzichte also vollständig auf Werkzeuge von sogenannten Drittanbietern. In meinen Projekten bin ich immer wieder darüber erstaunt, wie weit sich auch sehr spezielle Anforderungen schon mit den Bordmitteln der oben genannten Infrastrukturkomponenten umsetzen lassen.

Die Idee für dieses Buch hatte ich, als Microsoft die Produktversionen des Jahres 2010 der genannten Produkte auf den Markt brachte. Diese Versionen boten meines Erachtens zum ersten Mal die Möglichkeit, die in Frage stehenden Anforderungen durchgängig mit einer sinnvollen und effizienten Kombination dieser Produkte umzusetzen. Dies konnte ich auch in vielen Projekten realisieren, häufig sogar zur Überraschung der Auftraggeber.

In der Beschreibung nutzen wir natürlich die aktuelle Produktpalette des Jahres 2016, also Windows 10, Windows Server 2016, Exchange 2016, SharePoint 2016 und Skype for Business 2015. Viele der hier beschriebenen Szenarien lassen sich aber auch mit älteren Versionen der Plattformen, insbesondere derjenigen aus dem Jahr 2013 umsetzen. Im Detail sind dabei eventuell leicht abweichende Einstellungen vorzunehmen. Wenn diese nicht offensichtlich sind, werde ich versuchen, die Unterschiede mit zu beschreiben. Selbst wenn Sie noch die 2010er-Versionen einsetzen, werden Sie viele Tipps finden, die auch damit funktionieren. Soweit werde ich aber in der Beschreibung nicht zurückgehen. Die dazu erforderlichen Einstellungen zu finden, überlasse ich dem Leser.

Was können Sie nun von diesem Buch erwarten? Es ist kein Buch über die Installation von Servern oder den Aufbau einer solchen Infrastruktur. In der Beschreibung gehe ich davon aus, dass die einzelnen Komponenten nach den Best Practices installiert sind. In meinen Fall habe ich die notwendige Umgebung der Einfachheit halber in Microsoft Cloud Service Azure aufgebaut, in der ich dann die Umsetzung teste und die erläuternden Screenshots erstelle.

Auch auf die erforderlichen Einstellungen der Grundkonfiguration der Anwendungen werde ich nur insoweit eingehen, als sie für die spezifische Umsetzung erforderlich beziehungsweise spezifisch sind.

Was aber dieses Buch bietet, ist die konkrete Beschreibung, wie die genannten Prozesse umgesetzt werden können und welche Einstellungen dabei vorzunehmen sind. In Teilen wird das durchaus in Form von "Klickanleitungen" passieren, insbesondere bei den ersten Schritten der Umsetzung. In den meisten Fällen gehe ich aber davon aus, dass die Leser dieses Buches nach den ersten Schritten über genügend Erfahrung mit den Anwendungen verfügen, um die weiteren Schritte selbständig vorzunehmen, wenn die notwendigen Einstellungen benannt sind.

Auch wenn die Zielgruppe somit in erster Linie sogenannte Power-User und Administratoren der Anwendungen sind, also Anwender, die sich auch die Umsetzung spezifischer Anforderungen zutrauen, so werden doch auch andere Rollen des Unternehmens eingebunden. In der Beschreibung habe ich dazu auch das Personal meines Musterunternehmens genutzt und die Geschichte so beschrieben, dass die notwendigen Schritte jeweils von dem entsprechenden Rolleninhaber vorgenommen werden. Dies soll unter anderem auch deutlich machen, auf welcher Berechtigungsebene Einstellungen vorgenommen werden müssen, und wie diese in einem Unternehmen zu entscheiden sind. Meines Erachtens erlangen die Beschreibungen dadurch eine höhere Realitätsnähe, als wenn alles immer nur von einem "gottgleichen" Unternehmensadministrator durchgeführt wird. Außerdem wird auch nur so deutlich, wie die Prozesse, mit denen ja in erster Linie die "normalen" Anwender arbeiten müssen, gestaltet werden können und müssen, damit sie effizient genutzt werden können.

An einigen Stellen stößt man dabei natürlich auch auf Probleme oder stellt fest, dass die konkrete Umsetzung deutlich komplexer ist, als zuerst gedacht. Dies ist das Gebiet, in dem sich dann Zusatzprodukte einbringen können. Der Markt dafür ist inzwischen recht groß und teilweise auch unübersichtlich geworden. Auch wenn ich selbst in meinen Projekten hin und wieder auf Zusatzprodukte zurückgreife, so werde ich in diesem Buch dennoch an meiner Leitlinie festhalten und beschreiben, was mit den vorhandenen Mitteln umsetzbar ist. Im Gegensatz zu den typischen Herstelleranleitungen werde ich die Einschränkungen mit ihren Auswirkungen jedoch benennen.

Dieses Buch hat zwar nur einen Autor, ein solches Vorhaben ist in der Praxis aber kaum im Alleingang zu stemmen. Ich hatte den großen Vorteil, dass ich eine Reihe von Kollegen mit Fragen »löchern« und mit Ihnen meine Ideen austauschen konnte.

Außerdem danke ich Sylvia Hasselbach, die das Buch betreut hat, und Sieglinde Schärl vom Hanser Verlag sowie meinem Korrektor Walter Saumweber. Ohne sie wäre dieses Buch nicht zustande gekommen. Meiner Familie danke ich für die Geduld während meiner Arbeit an dem Buch.

Schließlich geht noch ein großer Dank an meine Kunden. Ohne sie hätten die hier dargestellten Ideen nicht entstehen und wachsen können.

Im Jahr 1999 veröffentlichte Bill Gates ein Buch mit dem Titel „Digital Business“. Darin beschreibt er die damals erkennbaren Möglichkeiten der Unterstützung von Unternehmensprozessen mit IT und entwirft einen Ausblick auf die fortschreitende Digitalisierung im Unternehmen. Seit damals hat sich die IT enorm weiterentwickelt. Wenn man die Entwicklung bei Microsoft verfolgt hat, war unübersehbar, wie die Idee der durchgängigen Prozessunterstützung im Unternehmen umgesetzt werden konnte. Insbesondere die immer weitere fortschreitende Integration der verschiedenen Werkzeuge lieferte neue Möglichkeiten, Prozesse vom Anwender bis zur unternehmensweiten Datenauswertung mit abzubilden.

Diese Integration wird einerseits an einzelnen Produkten wie SharePoint deutlich, andererseits auch an der immer stärkeren Vernetzung einzelner Anwendungen.

Die erste Version von SharePoint, im Jahr 2000 unter dem internen Namen Tahoe Server von Microsoft entwickelt, bot im Schwerpunkt Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten. Nach und nach sind in dieses Produkt verschiedene Spezialanwendungen integriert worden, von Content Management-Funktionen (Content Management Server) bis hin zur Business Intelligence (Performance Point Server), nicht zu vergessen spezifische Anwendungen wie Project Server. Mit der Version 2010 hatte Microsoft diesen Prozess weitgehend abgeschlossen. Die nachfolgenden Versionsentwicklungen dienten der Verbesserung der Funktionen. In den aktuellen Versionen 2013 und 2016 wird der Prozess zum Teil wieder umgekehrt und einige Funktionen werden aus SharePoint in eigene Serverprodukte ausgelagert, wie z. B. die Office Web Apps, die Workflow-Komponente oder einige der Business Intelligence-Funktionen.

Ein weiterer wichtiger Schritt für die Integration war die Entwicklung des Active Directorys in Windows 2000, ebenfalls in der ersten Version um die Jahrtausendwende vorgestellt. Wenn man heutzutage Microsoft-Umgebungen in Unternehmen aufsetzt, wird einem sehr schnell bewusst, wie viele Anwendungen auf die Grundstrukturen dieses Verzeichnisdienstes aufsetzen und wie weit darüber die Integration sichergestellt wird. Das fängt an mit den Prozessen der Namensauflösung, der Berechtigungssteuerung bis zur Dienstkontenverwaltung und Konfigurationssicherung (z. B. in Exchange 2010/2013).

Die Idee für dieses Buch ist aus der täglichen Arbeit mit diesen Abhängigkeiten in meinen Beratungsprojekten entstanden. Viele dieser Projekte starteten als Implementierungen einzelner Anwendungen (z. B. SharePoint oder Exchange) und endeten als Integrations- und Änderungsprojekte, die viele Bereiche im Unternehmen und in der IT einbinden. Viele Unternehmen scheitern dabei daran, das Integrationspotential zu heben und bleiben bei einem Parallelbetrieb einzelner Anwendungen stehen. Damit gehen aber auch wirtschaftliche und organisatorische Vorteile verloren.

Ziel dieses Buches ist es, die nächsten Schritte aufzuzeichnen, die ein Unternehmen gehen kann, um zu einer wirklich integrierten Umsetzung seiner Prozesse zu kommen.

IT-Prozesse dienen primär der Verarbeitung und Übermittlung von Information. In der Wissenschaft wird die Weitergabe und Verarbeitung von Information allgemein als Kommunikation beschrieben. Somit gehe ich in diesem Buch davon aus, dass die zu betrachtenden Anforderungen die Kommunikationsanforderungen in Unternehmen sind. Unternehmenskommunikation lässt sich auf dieser Betrachtungsebene immer als Prozess beschreiben. Wie der Beschreibungsansatz aussehen kann, werde ich im zweiten Kapitel dieses Buches verdeutlichen. Das Beschreibungsmodell ist unabhängig von den einzusetzenden Produkten. Auch wenn dieses Buch die Umsetzung anhand der Microsoft-Plattformen beschreibt, ist die Umsetzung natürlich auch mit anderen Produkten grundsätzlich möglich. Die Microsoft-Plattform habe ich für dieses Buch aus zwei Gründen gewählt. Erstens hat Microsoft, wie oben schon angedeutet, in seiner Produktpalette meiner Ansicht nach den höchsten Integrationsgrad erreicht und bietet dabei für alle Anforderungen die passenden Werkzeuge an und zweitens sind mir diese Werkzeuge aus meinen eigenen Projekten am vertrautesten.

Neben den oben schon angesprochenen Produkten werden für eine vollständige Umsetzung der Kommunikationsanforderungen weitere Anwendungen genutzt. Auf der Ebene des Active Directorys sind das insbesondere die Zertifikatsdienste, das Management digitaler Rechte und die Verbunddienste. Für die Datenhaltung ist in einer Microsoft-geprägten Umgebung SQL Server zuständig, der wiederum von vielen anderen Anwendungen genutzt wird. Natürlich werden klassische Kommunikationswerkzeuge wie Exchange und SharePoint genutzt, aber auch neuere Produkte wie Lync (jetzt Skype for Business) werden zur Realisierung spezifischer Anforderungen der Echtzeitkommunikation eingebunden. Da die Kommunikation immer am Ende den Desktop des Anwenders als Ein-und Ausgabewerkzeug nutzt, sind natürlich auch die Office-Anwendungen selbst mit zu betrachten.

Da sich dieses Buch auf den „zweiten“ Schritt – den Schritt der Integration –, konzentriert, wird hier nicht der Aufbau der Systemumgebung beschrieben, sondern davon ausgegangen, dass die Server im Unternehmen schon installiert und konfiguriert sind. Die Serverkonfiguration wird allerdings dann angesprochen, wenn sie für die Zurverfügungstellung spezifischer Funktionen beachtet werden muss.

Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit Cloud-Strategien. Bei den in diesem Buch beschriebenen Szenarien stellt sich natürlich sofort die Frage, ob diese Ansätze auch in der Cloud umsetzbar sind. Microsoft bietet inzwischen mit Office 365 eine leistungsfähige Cloudlösung, die genau die hier angesprochenen Produkte nutzt. Daher wird im letzten Kapitel der Frage nachgegangen, inwieweit die hier präsentierten Lösungen auch mit Office 365 umsetzbar sind.

Da es sich bei diesem Buch um einen administrativen Leitfaden handeln soll, habe ich einen Ansatz gewählt, der die Umsetzung von den Anforderungen her beschreibt. Konkret werde ich ein Musterunternehmen mit typischen Funktionsbereichen beschreiben und ausgehend von den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der einzelnen Abteilungen die Umsetzung der Prozesse beschreiben.